برنامه ریزی چیست و چرا شما به برنامه ریزی نیاز دارید؟ برنامه ریزی یکی از مهمترین تکنیکهای مدیریت زمان و پروژه است. برنامه ریزی آماده سازی توالی مجموعه فعالیتهایی برای دستیابی به اهداف مشخص است. اگر شما آن را بطورمؤثر انجام دهید می توانید زمان و تلاش لازم برای دستیابی به اهداف را به میزان زیادی کاهش دهید. برنامه ریزی یکی از مهمترین تکنیکهای مدیریت زمان و پروژه است. برنامه ریزی آماده سازی توالی مجموعه فعالیتهایی برای دستیابی به اهداف مشخص است.

اگر شما آن را بطورمؤثر انجام دهید می توانید زمان و تلاش لازم برای دستیابی به اهداف را به میزان زیادی کاهش دهید.

برنامه مشابه یک نقشه است. هنگام تعقیب آن شما می توانید همیشه ببینید که چه مقدار به سمت هدف پروژه پیشرفت داشته اید و چه اندازه از آن فاصله دارید؟

دانستن اینکه شما کجا هستید برای ایجاد تصمیمات خوب، جهت دستیابی به هدف واینکه چه چیزی را باید در آینده انجام دهید ضروری است.

یک دلیل مهم تر برای اینکه چرا شما نیاز به برنامه ریزی دارید قانون 80/20 است این قانون بیان می کند که برای فعالیتهای غیرساختاری، 80 درصد از تلاشها کمتر از 20 درصد نتایج قابل ارزش را به همراه دارد.

شما همچنین زمان زیادی را جهت تصمیم گیری برای اینکه چه چیزی باید در آینده انجام گیرد صرف می کنید.

شما برای رسیدن به نیازهای خود در جریان هر گام عملی بر مبنای زمان، پول یا منابع دیگر نیازمند برنامه ریزی هستید.با برنامه ریزی دقیق اگر در برخی از موارد با مشکلاتی مواجه شوید می توانید آنها را مشاهده کنید.

این کار برای تعدیل برنامه شما به منظور اجتناب یا هموار کردن بحرانهای غیر منتظره پیش رو آسان تراست.

اولویت بندی مؤثر:

مهارتهای اولویت بندی عبارت از توانایی شما برای شناخت وظایفی است که در هر لحظه مهم ترین هستند و بیشترین زمان، انرژی و توجه شما را به خود اختصاص می دهند. سی. ری جانسون در یکی از بخشهای پایانی کتابش به نام " منطق CEO   : چگونه مثل یک مدیر اجرایی فکر و عمل کنیم، می گوید: " اولویت- بندی ( نه کامپیوترها، متخصصان کارایی یا ماتریس زمان بندی) پاسخی به مشکلات مدیریت زمان است. شما نیازی به انجام کار سریع یا حذف شکافهای بهره وری برای استفاده بهتر از زمان ندارید بلکه نیاز به صرف زمان بیشتر بروی کارهای درست دارید".

همه ما چیزهای زیادی برای انجام داریم که هرگز زمان و انرژی کافی برای انجام همه آنها وجود ندارد. ما زمان و منابع برای انجام همه کارها بطور مساوی و به خوبی همدیگر نداریم. مهم نیست که شما چگونه به سختی تلاش می کنید بلکه مهم اولویت بندی کارها است که راه حلی برای خنثی سازی مشکلات است. (کارهای زیادی هست که نباید انجام شود)

یک دلیل کلیدی برای اینکه چرا کارها را اولویت بندی می کنیم قانون یا اصل 80/20 است که بیان می دارد 80 درصد از فعالیتهای ما کمتر از 20 درصد در نتایج کارمان تاثیر دارند.

بنابراین اگر شما فقط 20 درصد از مهمترین وظایف و کارهایتان را انجام دهید بیشترین ارزش را بدست آورده اید.

لذا اگر شما تلاشهای خود را بر روی فعالیتهایی که ارزش بالایی دارند متمرکز کنید به چیز بیشتری نسبت به قبل دست پیدا می کنید و یا اینکه زمان بیشتری را می توانید با خانواده تان صرف کنید.

اولویت بندی با اهمیت کارها و انجام یا عدم انجام آنها مرتبط است.

برای اولویت بندی کارا شما باید توانایی تشخیص اینکه چه چیزهایی مهم است را داشته باشید و بتوانید تفاوت بین چیزهای مهم و فوری را شناسایی کنید.

وظایف مهم یا با اولویت بالا وظایفی هستند که به ما در دستیابی به اهداف بلند مدت کمک می کنند و یا می توانند پیامدهای قابل ملاحظه و مهمی داشته باشند.

در نگاه اجمالی اول، تعداد زیادی از وظایف که در طی روز با آن مواجه هستیم بطور یکسان مهم و ضروری به نظر می رسند. با این وجود اگر شما دقیق تر نگاه کنید متوجه می شوید که تعدادی از فعالیتهای فوری که با آنها سروکار داریم در بلند مدت واقعا مهم نیستند.

در همین حال کارهایی مثل بهبود مهارتها ، آموزش و صرف زمان به همراه خانواده که برای ما مهمترین هستند اغلب فوری و مهم نیستند.

با مهارتهای اولویت بندی شما همه وظایف مهم و فوری را به محض اینکه ممکن باشد قبل از اینکه با یک بحران یا مشکل مواجه شوید انجام می دهید.

بنابراین شما توجه و تلاشتان را برای اختصاص زمان بیشتر به آن گروه از وظایفی که مهمترین هستند متمرکز می کنید.

اصول اولویت بندی می تواند برای فعالیتهای برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده به کار گرفته شود. برای فعالیتهای برنامه ریزی شده شما می توانید هر یک از وظایف خود را با حروف A,B   وC   و زمان و برنامه ریزی همچنین با توجه به اهمیت آنها مشخص نمائید. وظایف نوع B   باید هنگامی انجام شود که شما همه وظایف مهم و فوری نوع A   را تمام کرده باشید و اگر شما بعد از اتمام وظایف نوع B   زمان داشته باشید می توانید وظایف نوع C   را آغاز کنید.

هنگام تعیین اولویتها این سؤال را از خود داشته باشید که کدامیک از آنها می تواند حذف شده یا به فرد دیگری تفویض شود.

برای اولویت بندی فعالیتهای برنامه ریزی نشده اغلب نیاز به اتخاذ تصمیمات سریع می باشد و زمان کافی برای تحلیل موقعیت بطور کامل وجود ندارد. لذا بهتر است آنها را در ذهن خود بسپارید و به آن اتکا کنید.

اثر بخشی شما در چنین موقعیتهایی بستگی زیادی به شفافیت و وضوح اهداف دارد.